Politique de confidentialité

Article 1 — Objet

La présente Politique de Confidentialité a pour objet d’informer toute personne naviguant sur le site https://sigimaesha.com des conditions dans lesquelles SIGI MAESHA collecte, utilise, conserve, protège et, le cas échéant, transmet des données à caractère personnel.

Elle s’applique à l’ensemble des traitements de données effectués dans le cadre de l’exploitation du site, de la prise de contact, de la qualification des demandes, de la réservation de rendez-vous, de la préparation et du suivi des prestations et, plus généralement, de toute interaction entre l’utilisateur et SIGI MAESHA.

Article 2 — Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées sur le site est :

SIGI MAESHA
Société par actions simplifiée (SAS)

Présidente : Asfaenti ZOUBERT MAHADALI
Siège social : 12 rue de la Plaine, 91670 Angerville, France
SIREN : 940 978 067

Adresse de contact : contact@sigimaesha.com

Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens des traitements réalisés dans le cadre de l’exploitation du site.

Article 3 — Cadre juridique applicable

Les traitements de données personnelles effectués par SIGI MAESHA sont réalisés conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, et notamment :

• au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel (RGPD) ;
• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite loi Informatique et Libertés ;
• aux recommandations et référentiels de la CNIL applicables.

Article 4 — Données collectées

Dans le cadre de l’utilisation du site, différentes catégories de données à caractère personnel peuvent être collectées.

Les données susceptibles d’être collectées directement auprès de l’utilisateur sont notamment les suivantes :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone, lorsque celui-ci est renseigné ;
• nom de l’entreprise, de la structure ou de l’activité ;
• statut professionnel ;
• contenu de la demande, du message ou du projet présenté ;
• réponses fournies dans un formulaire de qualification ;
• informations relatives aux besoins, objectifs, contraintes et à l’état d’avancement du projet ;
• documents ou supports transmis volontairement pour permettre l’analyse d’une demande ou la réalisation d’une prestation ;
• informations nécessaires à la réservation d’un rendez-vous ;
• informations nécessaires à l’établissement, à la signature et au suivi d’un devis ;
• informations relatives à une commande, une facture ou un paiement, à l’exclusion des données complètes de carte bancaire qui sont traitées par le prestataire de paiement ;
• toute autre information communiquée volontairement par l’utilisateur.

Certaines données techniques peuvent également être collectées automatiquement lors de la navigation sur le site, telles que :

• l’adresse IP ;
• le type de navigateur ;
• le système d’exploitation ;
• les pages consultées ;
• les dates et heures de connexion ;
• les données de journalisation technique et de sécurité.

Article 5 — Finalités des traitements

Les données personnelles collectées sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Elles peuvent notamment être utilisées afin de :

• répondre aux demandes adressées via le formulaire de contact ;
• qualifier les besoins exprimés et vérifier l’adéquation d’une prestation ;
• analyser les documents transmis dans le cadre d’une demande ou d’un accompagnement ;
• assurer la gestion des échanges avec les prospects et clients ;
• organiser et gérer les rendez-vous pris en ligne ;
• gérer les commandes, paiements, confirmations et obligations comptables associées ;
• étudier les besoins exprimés et proposer des prestations adaptées ;
• établir et faire signer des propositions, devis et documents contractuels ;
• préparer, réaliser et suivre les séances, livrables, restitutions et accompagnements ;
• sous réserve du consentement, mesurer l’audience et comprendre l’utilisation du site ;
• assurer la sécurité du site et prévenir les usages frauduleux ou abusifs ;
• respecter les obligations légales, réglementaires et administratives applicables.

Article 6 — Bases légales des traitements

Les traitements mis en œuvre par SIGI MAESHA reposent, selon les cas, sur l’une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• les mesures précontractuelles demandées par l’utilisateur pour répondre à une demande, orienter son projet ou préparer une prestation ;
• l’exécution du contrat pour gérer une commande, un paiement, une réservation et la prestation ;
• les obligations légales de SIGI MAESHA, notamment comptables et fiscales ;
• l’intérêt légitime de SIGI MAESHA à sécuriser le site, traiter ses échanges professionnels et défendre ses droits, sous réserve des intérêts et droits des personnes ;
• le consentement pour activer Microsoft Clarity et les traceurs de mesure d’audience associés.

Article 7 — Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines données demandées dans les formulaires présents sur le site peuvent être obligatoires pour permettre le traitement de la demande de l’utilisateur.

Lorsque tel est le cas, cette obligation est signalée au moment de la collecte. À défaut de renseignement des informations requises, SIGI MAESHA pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande ou de fournir le service sollicité.

Les autres informations sont facultatives et sont communiquées sous la seule responsabilité de l’utilisateur.

Les champs obligatoires sont identifiés directement dans le formulaire Microsoft Forms ou l’interface Microsoft Bookings concernée. Lorsque cela est nécessaire, l’utilisateur est informé au niveau de l’élément concerné des conséquences d’une absence de réponse. Sans les informations requises, la demande de contact, la qualification, la réservation, la commande ou la prestation concernée peut ne pas pouvoir être traitée.

Chaque formulaire de qualification doit comporter, au moment de la collecte, une information précisant notamment sa finalité, sa base juridique, les destinataires, le caractère obligatoire ou facultatif des champs, la durée de conservation ou ses critères de détermination, les droits de la personne et un lien vers la présente politique.

Article 8.1 — Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées exclusivement à SIGI MAESHA et aux seules personnes habilitées à en connaître dans le cadre de leurs missions.

Elles peuvent également être transmises, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire, à des prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants, notamment pour :

• l’hébergement du site ;
• la gestion des formulaires et des échanges électroniques ;
• la prise de rendez-vous en ligne ;
• la signature électronique des documents contractuels ;
• le paiement, la facturation et le suivi comptable ;
• la maintenance technique et la sécurisation des services ;
• le stockage ou la gestion opérationnelle des demandes.

Ces prestataires n’agissent que sur instruction de SIGI MAESHA et sont tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité conformes à la réglementation.

Les données personnelles ne font l’objet d’aucune cession, location ou vente à des tiers à des fins commerciales.

Article 8.2 — Outils et sous-traitants utilisés

Dans le cadre de son activité, SIGI MAESHA utilise différents outils et services techniques susceptibles de traiter des données à caractère personnel en qualité de sous-traitants au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Ces outils sont utilisés exclusivement dans le cadre des finalités décrites dans la présente politique, notamment la gestion des demandes, des rendez-vous, des échanges et des prestations.

1. Outils Microsoft (Microsoft 365)

SIGI MAESHA utilise les services fournis par Microsoft Corporation dans le cadre de son environnement professionnel (Microsoft 365).

Les services Microsoft reliés au site sont notamment :

• Microsoft Bookings : prise de rendez-vous en ligne
• Microsoft Forms : collecte des demandes de contact ou de qualification et des informations relatives aux projets
• Outlook : gestion des communications par email

Ces services peuvent impliquer des transferts de données en dehors de l’Union européenne, notamment vers les États-Unis.

Microsoft met en place des garanties appropriées, notamment par le recours aux clauses contractuelles types de la Commission européenne et à des mesures de sécurité conformes aux standards internationaux.

2. Hébergement et infrastructure (OVH)

Le site internet est hébergé par OVH SAS, prestataire d’hébergement situé en France.

OVH assure :

• l’hébergement des données du site ;
• la gestion du nom de domaine ;
• la sécurité de l’infrastructure serveur.

OVHcloud précise que la localisation des données dépend de la zone sélectionnée lors de la commande du service et qu’elle est indiquée dans les informations contractuelles correspondantes. Pour les offres d’hébergement web localisées en France, les données sont hébergées dans des centres de données situés en France. La localisation contractuelle exacte du service utilisé par SIGI MAESHA peut être vérifiée dans son espace client OVHcloud.

3. Paiement en ligne (Stripe)

Stripe fournit les pages de paiement accessibles depuis certaines offres. Stripe traite les informations nécessaires à l’exécution et à la sécurisation du paiement. SIGI MAESHA reçoit les informations de transaction et de commande nécessaires à la confirmation de l’achat, au suivi de la prestation et à la facturation, mais ne reçoit pas les données complètes de la carte bancaire.

4. Mesure d’audience (Microsoft Clarity)

Sous réserve du consentement de l’utilisateur, Microsoft Clarity est chargé afin de mesurer l’audience et de comprendre la manière dont le site est utilisé. Ce service peut traiter des données techniques et d’interaction telles que l’adresse IP, le type d’appareil et de navigateur, les pages consultées et les actions réalisées sur le site. Clarity n’est pas chargé lorsque la mesure d’audience est refusée.

5. Facturation et paiement (Pennylane)

Pennylane peut être utilisé pour établir et transmettre des devis ou factures, proposer un lien de paiement, suivre les règlements et assurer la gestion comptable. Les données traitées peuvent notamment comprendre l’identité et les coordonnées du Client, les informations relatives à la prestation, les montants facturés et l’état du règlement.

6. Signature électronique (Adobe Acrobat Sign)

Adobe Acrobat Sign peut être utilisé pour recueillir la signature électronique d’un devis, des Conditions générales de vente ou d’un autre document contractuel et pour conserver les éléments de preuve associés à cette signature.

7. Outils de communication et messagerie

Les échanges avec les utilisateurs peuvent être réalisés via des outils de messagerie électronique, notamment Outlook (Microsoft 365).

Ces échanges peuvent inclure des données personnelles communiquées volontairement par l’utilisateur dans le cadre de sa demande.

8. Autres outils éventuellement utilisés

Certains outils complémentaires peuvent être utilisés dans le cadre de l’organisation interne, de la facturation, de la communication ou du suivi des prestations. Leur utilisation effective et leur périmètre exact seront précisés lorsqu’ils seront activés.

9. Encadrement des sous-traitants

L’ensemble des prestataires utilisés par SIGI MAESHA est sélectionné avec attention et soumis à des obligations contractuelles garantissant :

• la confidentialité des données ;
• la sécurité des traitements ;
• le respect des exigences du RGPD.

Les données personnelles ne sont jamais vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.

10. Limitation des accès

Les données sont accessibles uniquement aux personnes strictement habilitées au sein de SIGI MAESHA, dans le cadre de leurs missions.

Des mesures de contrôle d’accès et de sécurisation des environnements numériques sont mises en place afin de garantir la confidentialité des informations traitées.

Article 9 — Transferts de données hors Union européenne

Microsoft, Stripe, Pennylane, Adobe et Microsoft Clarity sont susceptibles de traiter certaines données en dehors de l’Espace économique européen, en fonction du service concerné et de la localisation de ses infrastructures.

Dans une telle hypothèse, SIGI MAESHA veille à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées et conformes à la réglementation applicable, notamment au moyen :

• d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• ou de tout autre mécanisme juridiquement valide assurant un niveau de protection suffisant.

Article 10 — Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Les durées ci-dessous distinguent la conservation nécessaire à l’activité courante et, lorsque cela est justifié, un archivage intermédiaire à accès restreint destiné au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit :

• demandes de contact et données de prospects utilisées pour la prospection : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect ;
• données de clients utilisées pour la prospection : pendant la relation commerciale, puis 3 ans à compter de sa fin ;
• données nécessaires à un devis non suivi d’une commande : 1 an, sous réserve d’une durée différente rendue nécessaire par la demande ou une obligation légale ;
• données issues d’un devis devenu contrat : intégrées au dossier Client et conservées pendant la relation contractuelle, puis selon les obligations légales et durées d’archivage applicables ;
• dossiers de qualification sans suite et documents confidentiels transmis pour analyse : 1 an à compter du dernier échange, sauf demande de suppression anticipée, nécessité de conserver certains éléments pour établir ou défendre un droit, ou accord pour poursuivre les échanges ;
• réservations gratuites et échanges préparatoires sans contrat : 1 an à compter de la date du rendez-vous ou du dernier échange ;
• réservations et échanges préparatoires liés à une prestation payante : pendant la préparation et l’exécution de la prestation, puis archivage des seuls éléments nécessaires pendant 5 ans ;
• données liées aux clients et à l’exécution des prestations : pendant la relation contractuelle, puis archivage intermédiaire des éléments nécessaires pendant 5 ans. Lorsqu’un contrat conclu électroniquement avec un consommateur porte sur une somme au moins égale à 120 €, le document contractuel est conservé pendant 10 ans à compter de la prestation, conformément aux règles applicables à ce type de contrat ;
• factures et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice auquel elles se rapportent ;
• données techniques et journaux de sécurité placés sous le contrôle de Sigi Maesha : jusqu’à 12 mois, conformément à la fourchette de 6 à 12 mois recommandée par la CNIL pour assurer la traçabilité des accès et actions. Les journaux techniques propres à OVHcloud sont conservés selon le service souscrit et ses conditions contractuelles ;
• données Microsoft Clarity : 30 jours pour les données permettant la lecture des enregistrements et jusqu’à 9 mois pour les données de clic agrégées, les cartes thermiques et les sessions marquées ou favorites ;
• choix de consentement conservé dans le navigateur : 6 mois, sauf modification du choix ou suppression préalable des données du site par l’utilisateur.

Au terme des délais applicables, les données sont supprimées, archivées ou anonymisées selon les obligations et besoins légitimes de SIGI MAESHA.

Article 11 — Sécurité et confidentialité

SIGI MAESHA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles.

Ces mesures visent notamment à prévenir l’accès non autorisé, la divulgation accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la destruction ou l’utilisation détournée des données.

Toutefois, aucun système de transmission ou de stockage de données ne pouvant garantir une sécurité absolue, SIGI MAESHA ne saurait promettre une protection totale contre tout risque informatique.

Article 12 — Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité des données, lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

La personne concernée dispose également du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, dans les conditions prévues par la législation française.

Article 13 — Exercice des droits

Toute demande relative à l’exercice des droits mentionnés ci-dessus peut être adressée à : contact@sigimaesha.com

Afin de protéger la confidentialité des données et de prévenir toute demande frauduleuse, SIGI MAESHA pourra demander tout justificatif raisonnablement nécessaire permettant de vérifier l’identité du demandeur.

Une réponse sera apportée dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans le délai légal applicable à compter de la réception d’une demande complète.

Article 14 — Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si la personne concernée estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En France, cette autorité est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), accessible via le site : www.cnil.fr.

Article 15 — Cookies et traceurs

Le site utilise un stockage local afin de mémoriser le choix de l’utilisateur. Sous réserve de son consentement, Microsoft Clarity est chargé à des fins de mesure d’audience et peut déposer ou lire ses propres traceurs.

Lorsqu’un consentement est requis, celui-ci est recueilli préalablement selon les modalités prévues sur le site. L’utilisateur peut à tout moment accepter, refuser ou paramétrer les cookies concernés.

Pour en savoir plus, l’utilisateur est invité à consulter la Politique de cookies.

Article 16 — Liens vers des services tiers

Le site peut contenir des liens vers des services, plateformes ou outils tiers, notamment dans le cadre de la prise de rendez-vous, de l’échange par email ou de l’accès à des contenus externes.

SIGI MAESHA ne saurait être tenue responsable des politiques de confidentialité, pratiques ou contenus propres à ces services tiers, lesquels relèvent de la responsabilité exclusive de leurs éditeurs respectifs.

Il appartient à l’utilisateur de consulter les documents contractuels et informations relatives à la protection des données de ces services lorsqu’il les utilise.

Article 17 — Modification de la Politique de Confidentialité

SIGI MAESHA se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité afin de tenir compte de toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle, technique ou organisationnelle.

La version applicable est celle publiée sur le site à la date de consultation par l’utilisateur.